A quoi correspond le nombre de relance proposé ? A quel moment se met il à jour ?
D&B 9 permet d'envoyer aux emprunteurs une lettre où un mail pour leur rappeler les documents en retard.
Pour suivre un peu mieux les rappels, la DateCreation de relance (impression ou envoie du mail) est mémorisée dans un champ spécifique : DateCreationRelance.
Ce champ se met à jour à chaque fois que vous cliquez sur les boutons "Imprimer lettre de relance" ou "Envoyer les lettres de rappel par mail".
Dans le rapport, s'affiche le nombre de lettre déjà envoyée.
Si le nombre de rappel envoyé ne s'affiche pas, Cliquer ici.
Peut-on afficher ou rechercher des documents à partir de la cote dans la base Catalogude (D&B 9).
Dans D&B 9, la cote est une information liée à l'exemplaire.
Elle est donc affichée dans le champ InfoExemplaire avec la localisation, le cenre et la disponibilité du document.
Pour pouvoir faire une recherche ou un tri par cote, dans la base Catalogue, nous avons prévu le champ Expl-Cote qui contient la/les cotes des exemplaires. Ce champ peut être affiché dans une boite de modèle ou utilisé dans les écrans de recherche. ce champ est construit et mis à jour automatiquement lors de la création ou de la modification d'un exemplaire.Attention : ce champ ne doit pas être modifié directement au rique de créer des incohérences
Comment ajouter une personne à la liste d'attente ?
La liste d'attente permet de notifier qu'un emprunteur souhaiterait emprunter un document. cette information s'enregistre dans la base Catalogue.
Pour ajouter une personne à la liste d'attente, le plus simple est d'aller dans l'écran Prêter, Retourner : - Identifier l'emprunteur - Identifier le document - Cliquer sur Ajouter à la liste d'attente ou cliquer sur Prêter : si le document est déjà en prêt, il vous sera proposé d'ajouter l'emprunteur à la liste d'attente.
Si vous choisissez d'ajouter cet emprunteur par l'écran Ajouter à la liste d'attente, il faut s'assurer que le nom de l'emprunteur saisi est identique au champ "Nom Prénom" de la base Emprunteur, sinon, le nom de l'emprunteur risque de ne pas s'effacer au moment du prêt. Pour ne pas faire d'erreur, le plus sûr est d'utiliser la même liste de validation pour les champs "Nom prénom" de la base Emprunteur et "Liste attente" de la base Catalogue. Pour cela : ** Créer la liste des emprunteurs (base Emprunteur) - Ouvrir la base Emprunteur (Ajouter un emprunteur) - Faire une recherche de tous les enregistrements de la base : Recherche, afficher tous les enregistrements ou icône avec le Globe - Afficher les résultats sous forme de rapport - Choisir le rapport : "Export> Noms" : Affichage, choisir un modèle, cliquer sur Rapport - Fichier, Ecrire un rapport dans un fichier - Choisir l'option texte et enregistrer ce fichier
** Créer la liste d'attente (base Catalogue) - Ouvrir la base Catalogue (Catalogage, documents divers) - Maintenance, Editer listes, Liste de validation - Sélectionner la liste "Liste d Attente" - Editer liste - Cliquer sur Remplacer liste avec fichier - Ouvrir le fichier précédemment créé et valider Vous pouvez maintenant choisir l'emprunteur à ajouter dans la liste d'attente sans risque.
Remarque : La présence d'une liste d'attente pour un doucment ne vous interdit pas le prêt à une autre personne : si une personne est en liste d'attente, il vous sera indiqué lors d'un prêt à une autre personne que le livre est attendu par un autre emprunteur et on vous demandera une confirmation : voulez vous tout de même prêter ce document.
Peut on automatiser la saisie de la date de catalogage ?
La Date de catalogage est une information pour le gestionnaire de la base : elle permet d'identifier facilement les derniers enregistrements saisis et donc d'afficher les nouveautés.
Par défaut, cette Date est manuelle dans D&B (3 et 9), c'est à dire qu'il faut la saisir ou faire F4 dans le champ.
Cette Date peut se mettre automatiquement à la création de la notice si on la définit comme automatique dans la structure. Dans ce cas, il n'y a plus besoin de la saisir mais elle ne peut être modifiée.
Pour définir la Date de catalogage comme Date automatique :
- Ouvrir la base Catalogue
- Maintenance, Editer structure de base
- Sélectionner le champ Date de catalogage
- Editer champ
- Dans l'onglet Type et Indexation, choisir Date automatique
- Changer
- Dans l'ongletDéfinition Date, cocher les options Lors de la création et Date seulement
Quelle est la fonction du champ Mots notice de la base Catalogue ?
Le champ "Mots Notice" est un champ de la base Catalogue qui s'alimente automatiquement lors de la saisie ou grâce à l'outil "Réindexer Base Catalogue" Il reprend les mots des champs "Titre", "Sous Titre", "Descripteurs", "Indexation locale", "Descripteurs géo", "Desc noms propres", "Mots clés" et "Résumé".
Il a été ajouté pour faciliter la recherche des utilisateurs et il est utilisé notamment dans l'écran de recherche "Recherche simple" de l'OPAC. En effet, le fait de regrouper dans ce champ les mots des champs cités précédemment permet de créer un index reprenant les mots de chacun d'entre-eux. Ainsi l'interrogation se fait sur plusieurs champs à la fois et en consultant un seul index.
L'utilisation de ce champ n'est pas obligatoire : on peut paramétrer dans le concepteur d'écran de recherche une boîte qui va rechercher dans plusieurs champs à la fois, mais dans ce cas, il faut choisir l'index que l'on veut visualiser dans la liste déroulante en bas de la fenêtre.
Quelle est la fonction du champ "Nom Prénom" de la base Emprunteur ?
Le champ "Nom prénom" de la base Emprunteur s'alimente automatiquement lors de la saisie ou grâce à l'outil "Réindexer Base Emprunteur".
Ce champ reprend les noms et prénoms de l'emprunteur.
Il sert d'identifiant pour le prêt et doit donc être unique.
Dans le cas d'un homonyme (même nom et prénom) il faut donc distinguer le prénom en ajoutant soit un second prénom, soit un service ou une classe ou encore une localisation. Le caractère unique de se champ s'explique par le fait que, lors du prêt, on peut identifier l'emprunteur par son numéro ou choisir dans la liste ces nom et prénom. Cette fonction permet de faire du prêt même si l'emprunteur n'a pas de carte et ne connait pas son numéro.
Comment et pourquoi utiliser l'outil "Créer Exemplaires"
L'outil "Créer exemplaires" se trouve sur l'écran de menuCatalogage, dans la partie Configuration, Outils.
Cet outil permet de créer automatiquement les exemplaires pour chaque nouveau document saisi. L'exemplaire étant identifié par son code barre, cet outil compare les codes barres présents dans la base Catalogue et la base Exemplaire : - Si le code barre existe dans chacune des bases (exemplaire déjà créé) il ne fait rien - Si le code barre n'existe pas dans la base Exemplaire, il crée un nouvel enregistrement dans la base Exemplaireen reprenant les informations déjà saisies dans la base Catalogue telles que la localisation, la cote ou le groupe (champs verts).
Vous pouvez ensuite aller modifier et compléter l'enregistrement crée dans la base Exemplaire.
Comment interroger sur la DateCreation de validation qui n'est pas sur l'écran de recherche complet (on veut trouver les notices dont la DateCreation de validation est vide).
La DateCreation de validation présente dans la base Catalogue, permet de cataloguer un document en 2 temps : Catalogage puis indexation ou catalogage et indexation puis relecture.
La DateCreation de validation n'étant ajouté que si la notice est saisie complètement et si elle a été relue.
Le but est de pouvoir ensuite identifier facilement les notices à terminer ou à valider en recherchant toutes celles qui n'ont pas de listes de validation.
Dans les modèles et écrans de recherche, ce champ porte le nom de DateCreation de validation ou DateCreation d'approbation. Dans la structure, il correspond à champ "DateCreation Approbation"
Pour ajouter ce critère dans un écran de recherche, c'est donc ce nom qu'il faut rechercher.
Comment peut on savoir si un document est disponible après une recherche dans la base Catalogue (D&B 9) ?
Après une recherche dans la base Catalogue, on peut connaitre facilement la disponibilité d'un exemplaire grâce au champ Information Exemplaire (InfoExemplaire).
- L'information "En prêt" est affichée pour les exemplaires actuellement prêtés
- L'information "Prêt permanent" est affichée pour les exemplaires en prêt permanent
- L'information "Exclu du prêt" est affichée pour les exemplaires exclus du prêt
Si aucune de ces informations n'est affichée, le document est disponible.
Peut on envoyer des lettres de rappel aux emprunteurs qui ont des documents en retard ?
D&B 9 permet de consulter facilement les prêts en retard et ensuite de relancer les emprunteurs.
Il est possible d'envoyer :
- une lettre papier à chaque emprunteur, listant tous ses prêts en retard - un mail pour chaque document en retard
Pour consulter et relancer les emprunteurs, la procédure est la suivante :
- D&B - Prêts, Afficher les retards / Envoyer des lettres de rappel
- Lancer la recherche directement pour connaitre tous les prêts en retard ou préciser le nom d'un emprunteur
- Choisir la fenêtre de rapport
- Le rapport affiche les prêts en retard, en fonction des services et des emprunteurs ainsi que le nombre de relances pour chaque document
- Cliquer sur Imprimer les lettres de rappel pour imprimer une lettre papier
- Cliquer sur Envoyer les lettres de rappel par mail pour envoyer un mail pour chaque document en retard. Les rappels sont envoyés directement aux emprunteurs: l'adresse utilisée est celle saisie dans la base Emprunteur
Lors de la modification d'un exemplaire (Catalogage, Modifier / Supprimer un exemplaire), ce message d'erreur apparait.
La version 9 de D&B comprend une gestion multicentre notamment au niveau des exemplaires. Chaque exemplaire appartient à un centre. Celui ci est attribué automatiquement à la saisie de l'exemplaire en fonction du centre enregistré par l'utilisateur.
Les informations liées à un exemplaire ne peuvent être modifiées que par son propriétaire. Si le centre que vous avez sélectionné, ne correspond pas au centre saisi dans la notice exemplaire, le message suivant apparait :
"Cet exemplaire n'appartient pas à votre centre, vous ne pouvez le modifier"
Pour pouvoir modifier cet exemplaire, il faut sélectionner le centre correspondant.
La question "@Date-7 : @Date" renvoie un message d'erreur : "Opération incorrecte car @Date-7 est supérieure à @Date"
La fonction @Date correspond dans une recherche dans un champ de type date à la Date du jour.
Cette erreur s'explique par le fait qu'un des champs interrogés est de type Texte.
Il faut donc vérifier, dans la structure de la base (Maintenance, éditer structure de base) que les champs "Date de réception", "Date catalogage" et "Date de création" sont bien de type Date ou Date automatique.
Si ce n'est pas le cas, il faut changer le type de champ dans la structure.
Lors d'un retour, le message d'erreur "Pas d'exemplaire en prêt" apparait.
L'affichage de ce message révèle une incohérence de prêt.
Au moment d'un prêt ou d'un retour, la base Catalogue et la base Prêt sont mises à jour. Dans certains cas, l'information de la base Prêt diffère de celle de la base Catalogue : il y a incohérence de prêt.
Pour identifier les incohérences, il faut lancer l'outil de vérification de cohérence des prêts :
- Menu Catalogage, Outils
- Cliquer sur Vérifer cohérences des prêts
Cet outil compare les informations contenues dans ces 2 bases et affiche les codes barres des documents posant problème dans le cadre "Résultats".
Remarque : Cet outil doit être utilisé quand toutes les bases sont fermées. Cette vérification peut prendre du temps, il ne faut pas fermer Superdoc tant que le message de fin ne s'est pas affiché.
Lors du retour, le message d'erreur "Pas de document pour ce code barre" apparait
L'affichage de ce message révèle une incohérence de prêt.
Au moment d'un prêt ou d'un retour, la base Catalogue et la base Prêt sont mises à jour. Dans certains cas, l'information de la base Prêt diffère de celle de la base Catalogue : il y a incohérence de prêt.
Pour identifier les incohérences, il faut lancer l'outil de vérification de cohérence des prêts :
- Menu Catalogage, Outils
- Cliquer sur Vérifer cohérences des prêts
Cet outil compare les informations contenues dans ces 2 bases et affiche les codes barres des documents posant problème dans le cadre "Résultats".
Remarque : Cet outil doit être utilisé quand toutes les bases sont fermées. Cette vérification peut prendre du temps, il ne faut pas fermer Superdoc tant que le message de fin ne s'est pas affiché.
En fonction des résultats il faut ensuite corriger les incohérences. La procédure à suivre est détaillée dans la base : Cohérence des prêts
Sur l'écran de recherche Opac>AvanEleve, le bouton effacer ne marche pas. Le message suivant apparaît 'une exeption 'Runtime error' s'est produite dans le script.
Pour résoudre le problème, il faut modifier le script du modèle en procédant de la façon suivante :
- Se placer sur l'écran de recherche,
- Recherche, Concevoir écran de recherche
- Sélectionner l'écran Opac>AvanElev et valider par OK
- Outil, script du modèle
- Repérer la fonction
// Bouton effacer
function btnEffacer_onClick()
{
var i;
for (i=0; Form.boxes.Count - 1;i++)
{
if (Form.boxes(i))
Form.boxes(i).content = "";
}
}
Comment conserver les informations liées au réabonnement ?
Lors du réabonnment vous avez 2 solutions :
1. Modifier l'enregistrement correspondant à l'abonnement à votre périodique dans la base Catalogue : nouvelle DateCreation de début, de fin d'abonnement, de renouvellement, etc. Dans ce cas, vous perdez toutes les informations précédentes et vous ne piouvez plus faire de statistiques ou d'historiques.
2. Dupliquer l'enregistrement, c'est à dire créer un nouvel enregistrement avec toutes les informations et ainsi pouvoir conserver un historique
Dans les 2 cas, il n'est pas utilile de recréer un d'enregistrement dans la base Perio. Il faut seulement modifier l'échéancier pour reprogrammer des DateCreations de réception.
Comment faire quand 2 emprunteurs ont exactement les mêmes nom et prénom ?
Les emprunteurs sont identifiés dans la base Emprunteur par le champ Nom Prénom.
Ce champ, qui regroupe automatiquement le Nom et le Prénom de l'emprunteur, doit
être unique. Si 2 emprunteurs ont exactement les mêmes Nom et Prénom, ils ne
sont pas différenciés par le système : vous ne pouvez donc pas enregistrer le
second.
La solution dépend du nombre de problèmes d’homonymie rencontrés.
1. Vous avez peu d'homonymes
La solution la plus simple est d'ajouter dans le champ Prénom de l'emprunteur un second prénom ou un service pour qu'au moment de l'enregistrement le champ Nom prénom soit différent.
2. Si vous avez beaucoup de problèmes d'homonymie
Dans ce cas, il est possible de prendre en compte le champ Service pour différencier les emprunteurs : ainsi un emprunteur ne serait plus identifié par les champs Nom et Prénom mais par les champs Nom, Prénoms et service.
Pour mettre en oeuvre cette solution, vous pouvez télécharger le fichier compressé : il comprend le modèle et l'écran de recherche nécessaire ainsi que la procédure expliquant les différentes étapes.
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